Списание гсм в бюджетном учреждении

Время чтения: 25 мин.

Сегодня большинство организаций имеют на своем балансе служебный автомобиль. Естественно, его эксплуатация сопровождается расходами на приобретение горюче-смазочных материалов. Их учет является одним из наиболее сложных участков бюджетного учета. Кроме того, учреждениям приходится еще и тщательно обосновывать расходование государственных средств.

Отличительной чертой бюджетного учета расходов на ГСМ является необходимость составления специальных первичных документов, которые заполняются как водителями, так и бухгалтерами. При этом бюджетное учреждение должно с особой скрупулезностью отнестись к обоснованию понесенных затрат, поскольку невозможно потратить бюджетные средства без подтверждения такой необходимости.

Договор с поставщиком

Прогресс не стоит на месте, чего не скажешь о правилах бухгалтерского учета. Сегодня часто учреждение заключает прямой договор с поставщиком топлива — заправочной станцией. Водителям выдаются пластиковые карты, по которым они имеют право заправляться и которыми расплачиваются на заправках поставщика. Карточка в данном случае служит не только расчетным, но и учетным документом: электронный платеж позволяет фиксировать информацию о покупке — имя покупателя, время, дату, количество купленного топлива и другие данные.
Но чтобы принять к учету ГСМ, нужно позаботиться о немалом количестве оправдательных документов. Приобретение материалов бюджетными учреждениями производится в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (далее — Закон N 94-ФЗ). Согласно указанным нормам бюджетные учреждения размещают заказ либо путем проведения торгов, либо без них, но только если стоимость заказа на поставку ГСМ, как одноименных товаров, составляет менее 100 000 руб. в течение квартала (пп. 14 п. 2 ст. 55 Закона N 94-ФЗ). Таким образом, необходимо заручиться либо результатами проведенных торгов, либо документальным подтверждением расчетной (плановой) стоимости заказа.
Следовательно, учреждение должно подготовить бюджетную смету с учетом плановых сметных показателей, которые используются при определении объема расходов, в данном случае с учетом норм расходов ГСМ. Только после проверки расчетных показателей главный распорядитель бюджетных средств утверждает бюджетную смету.

Нормы расхода топлива

Расчет топливных расходов производится на основании утвержденных норм. Данные "лимиты" отражены в Методических рекомендациях "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации). Сами нормы предназначены для расчетов планового расхода, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и работ, для расчетов по налогообложению предприятий и т.д.
Горюче-смазочные материалы должны расходоваться в пределах установленных норм. Отсутствие внутреннего локального акта об утверждении норм расхода ГСМ является грубым нарушением законодательства. Раньше учреждение могло разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива (Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р 3112194-0366-03), утв. Минтрансом России 29 апреля 2003 г.). Но сегодня данный документ утратил силу, а утвержденные Методические рекомендации содержат положение лишь о том, что предприятие может в случае производственной необходимости уточнять или ввести отдельные поправочные коэффициенты (повышающие или понижающие) к нормам расхода топлива при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (п. 6 Методических рекомендаций).
Методическими рекомендациями установлены нормы расхода топлива для различных видов транспорта — для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей, соответствующие определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса, без учета его расхода на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды.
Пунктами 5 и 6 Методических рекомендаций установлен ряд повышающих и понижающих коэффициентов. Они могут устанавливаться распорядительным документом руководителя организации и распространяться на автомобили данной организации. Если коэффициенты устанавливает орган местного самоуправления, они могут применяться всеми организациями, расположенными на данной территории. Поправочные коэффициенты к нормам расхода топлива устанавливаются в зависимости от времени года, местности, где работает автомобиль, высоты над уровнем моря и т.д.
Если необходимо применять несколько надбавок, то их значения не перемножаются, а суммируются.

Поступление и списание ГСМ: общий порядок

В бюджетных учреждениях на обособленном счете 010503000 "Горюче-смазочные материалы" учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д. В зависимости от направлений их использования (транспортное обеспечение, отопление, работа производственных механизмов) учреждение должно вести раздельный учет.
Горюче-смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Состав затрат, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. N 148н, далее — Инструкция). Фактическая себестоимость приобретенных ГСМ формируется непосредственно на счете 010503000.
Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую себестоимость только в случаях, если они оплачены за счет средств от приносящей доход деятельности и используются в деятельности, подлежащей налогообложению. Если материалы приобретены за счет средств от предпринимательской деятельности, но использованы в не облагаемой НДС или в основной деятельности бюджетного учреждения, суммы НДС подлежат включению в фактическую себестоимость приобретенных материальных запасов.
В состав расходов учреждения по заготовке ГСМ также, в частности, включаются следующие расходы:
— по доставке ГСМ;
— по содержанию заготовительно-складского подразделения, если ГСМ приобретаются за счет доходов от предпринимательской деятельности;
— за услуги транспорта по доставке ГСМ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором.
Однако при формировании фактической себестоимости поступивших в учреждение бензина и дизтоплива учитывается, как правило, только договорная цена приобретенных ГСМ.
Бюджетный учет автомобильного бензина и дизельного топлива имеет ряд особенностей, связанных с большими объемами закупок ГСМ, в том числе по безналичному расчету, за наличный расчет, а также использованием топливных карт.
ГСМ списываются по фактическому расходу: в пределах норм — на счет учета расходов (при осуществлении предпринимательской деятельности — на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг)), сверх установленных норм — на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или списанием за счет установленных источников.
Обратите внимание: при списании топлива не важно, каким образом оно было оплачено.

Пример 1. Учреждением в июле приобретено 10 000 литров автомобильного бензина на общую сумму 150 000 руб., в том числе на сумму 40 000 руб. за наличный расчет.
Израсходовано:
— на транспортные перевозки по основной деятельности 4000 литров;
— на эксплуатацию строительной техники в рамках основной деятельности 1000 литров;
— на эксплуатацию строительной техники в приносящей доход деятельности 1000 литров.
В бюджетном учете будут сделаны записи:
Дебет 010503340 Кредит 0302022730,
Дебет 0302022830 Кредит 020101610
— 110 000 руб. — стоимость топлива, приобретенного за безналичный расчет;
Дебет 010503340 Кредит 020822660
— 40 000 руб. — стоимость топлива, приобретенного подотчетными лицами;
Дебет 140101222 (или 140101272) Кредит 110503440
— 60 000 руб. (4000 л x 15 руб.) — израсходовано ГСМ на текущие расходы по основной деятельности учреждения;
Дебет 110601310 Кредит 110503440
— 15 000 руб. — израсходовано ГСМ при осуществлении строительства по основной деятельности;
Дебет 210604340 Кредит 210503440
— 15 000 руб. — израсходовано ГСМ при осуществлении строительства по приносящей доход деятельности.

Обратите внимание: в бюджетных учреждениях при списании ГСМ наряду с методом по фактической стоимости единицы (при условии стабильности цен, что бывает достаточно редко) применяется скользящая оценка. То есть материалы оцениваются по стоимости запасов, имевшихся на начало месяца, и стоимости всех поступлений за текущий месяц (п. 58 Инструкции). Другими словами, топливо, списываемое в первый и последний дни месяца, может оцениваться по разной фактической стоимости, если в течение месяца поступали ГСМ по ценам, отличающимся от тех, исходя из которых рассчитан остаток на начало месяца.

Внимание: топливная карта

Приобретение топливных карт — это одна из форм оплаты ГСМ. По экономическому содержанию такая форма близка к порядку расчетов талонами на бензин.
Топливные карты могут быть выпущены в виде карт либо с магнитной полосой, либо со встроенной микросхемой. Карта может быть лимитированной или нелимитированной. По лимитированной карте ограничивается количество топлива, которое может быть заправлено в течение определенного периода (как правило, в течение суток). По нелимитированной карте топливо можно получать без временных ограничений.
Но ни формат топливной карты, ни ограничения лимита использования в учете значения не имеют. Учитывать следует только форму расчетов: топливные пластиковые карты подразделяются на денежные и на литровые. Последние фиксируют объемы топлива в литрах, а не их стоимость в рублях.
Для бюджетного учета расчетов топливными картами целесообразно использовать счет 020105000 "Денежные документы" (по аналогии с порядком учета оплаченных талонов на ГСМ). Карты, как и талоны, должны храниться в кассе учреждения. Они передаются материально ответственному лицу — водителю или иному работнику транспортного подразделения, отвечающему за обеспечение автомобиля топливом.
В аналитическом учете приходуется и списывается количество бензина, указанное в подтверждающих документах, выданных на заправке. Стоимость ГСМ определяется в зависимости от вида карты: для литровых карт — по цене приобретения, для рублевых — по цене, действующей на дату заправки.

Читайте также:  Чем славится красноярск сувениры

Пример 2. Учреждение 1 июля приобрело две топливные карты. Одна — на получение 1000 литров бензина. В оплату карты перечислено 30 000 руб. Другая — на получение бензина на сумму 30 000 руб.
Первая карта выдана водителю служебного автомобиля, вторая — водителю грузовика, используемого на строительстве (в рамках основной деятельности).
19 июля водители представили авансовые отчеты на заправку 200 литров бензина — по 100 литров 7 и 15 июля. На дату заправки рыночная цена бензина на заправках составляла 27 и 27,5 руб.
В бюджетном учете сделаны записи:
Дебет 120105510 Кредит 1302022730
Дебет 1302022830 Кредит 120101610
— 60 000 руб. (30 000 + 30 000) — отражена стоимость приобретенных карт;
Дебет 120822560 Кредит 120105610
— 60 000 руб. — отражена стоимость топливных карт, переданных водителям;
Дебет 110503340 Кредит 120822660
— 6000 руб. — отражена стоимость бензина, оплаченного по первой карте;
Дебет 110503340 Кредит 120822660
— 5450 руб. (2700 + 2750) — отражена стоимость бензина, полученного по второй карте;
Дебет 140101222 (или 140101272) Кредит 110503440
— 6000 руб. — отражена стоимость бензина, израсходованного на текущие расходы;
Дебет 110601310 Кредит 110503440
— 5450 руб. — отражена стоимость бензина, израсходованного на нужды строительства.

Количественно-суммовой учет

По бензину, да и любому ГСМ, нужно вести карточку количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041), а учет операций по поступлению, выбытию, перемещению отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). Списание подтверждается обычным путевым листом.
Для всех видов топлива применяется путевой лист (п. 62 Инструкции).
Причем для каждого вида автотранспорта учет ведется по отдельным путевым листам:
— 0340002 "Путевой лист строительной машины";
— 0345001 "Путевой лист легкового автомобиля";
— 0345002 "Путевой лист специального автомобиля";
— 0345004 "Путевой лист грузового автомобиля";
— 0345005 "Путевой лист грузового автомобиля";
— 0345007 "Путевой лист автобуса необщего пользования".
Не возбраняется разработка собственных форм путевых листов. Однако в данном случае документ должен содержать Обязательные реквизиты, которые утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (Письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161).
Контроль над топливными расходами ведется следующим образом. Поставщик с определенной договором периодичностью представляет отчет об отпущенном количестве топлива, указывая его вид, наименование покупателя, время и другую необходимую информацию. В свою очередь водитель передает в бухгалтерию путевые листы, чеки, выписки с пластиковых карт. В конце месяца предприятие проводит сверку представленных данных и при их совпадении и соблюдении норм расходов списывает ГСМ.

Ищите виновного!

Расходы на ГСМ можно принять к учету только в пределах установленных норм, скорректированных на предприятии. Если фактический расход топлива превысил утвержденную норму, то способ списать "перерасход" есть. Сделать это можно на основании письменного распоряжения руководителя учреждения. Однако для такого распоряжения необходимо обоснование.
Перерасход следует зафиксировать не только путевыми листами, но и контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями. Помимо этого назначается административное расследование, которое позволит выяснить, вследствие чего произошло нарушение.
Причиной перерасхода может послужить техническое состояние автомобиля или эксплуатация транспортного средства в сложных дорожных и климатических условиях. Если в ходе расследования установлено, что перерасход произошел по "уважительным" причинам, то он признается вынужденной потерей.
Расследование может показать, что необоснованный расход сверх лимита допустил водитель, и формально это будет расценено как недостача материально-производственных запасов, переданных работнику под отчет. В этом случае сумма перерасхода топлива взыскивается с водителя или должностного лица, не обеспечившего нормальную эксплуатацию транспортного средства.

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ -23‑р (далее – Распоряжение № АМ -23‑р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА -51‑р .

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ -23‑р? Руководствоваться Распоряжением № АМ -23‑р предписывают:

  • Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03‑2609);
  • Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03‑03‑06/1/2875, от 30.01.2013 № 03‑03‑06/2/12 , от 03.06.2013 № 03‑03‑06/1/20097, от 03.09.2010 № 03‑03‑06/2/57 , от 14.01.2009 № 03‑03‑06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ -23‑р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02‑10‑010/55111).

Если Распоряжением № АМ -23‑р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03‑03‑06/4/71 , от 10.06.2011 № 03‑03‑06/4/67).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Читайте также:  Фильтр масляный 8200768913 применяемость

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

  • воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02‑06‑10/4066);
  • применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03‑03‑06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117 , 118 Инструкции № 157н).

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

  • по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;
  • о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

  • со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);
  • с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2019 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» ( 0 109 60 272 , 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ -23‑р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.

Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.

В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:

В соответствии с пунктом 63 Инструкции №25н счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола и так далее.

Под горюче-смазочными материалами (далее – ГСМ) следует понимать автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, используемые в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

ГСМ, как и все материальные запасы, принимаются к учету по фактической стоимости, порядок определения которой зависит от их способа поступления в организацию. ГСМ могут приобретаться за плату у поставщиков.

Кроме того, бюджетные организации могут получить ГСМ безвозмездно. Фактическая себестоимость ГСМ, полученных по договору дарения или безвозмездно, определяется как их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, под которой понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате их продажи.

При безвозмездном получении ГСМ бухгалтер отражает эту операцию следующим образом:

Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит 1 106 04 440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг).

ГСМ могут приобретаться организациями за наличный расчет и по безналичной форме расчетов.

Организации, имеющие незначительное количество собственных или арендованных транспортных средств, как правило, приобретают ГСМ за наличный расчет, по талонам или пластиковым картам.

За наличный расчет ГСМ приобретаются на автозаправочных станциях непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами.

Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается приказом руководителя.

Срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы, а так же их размеры, законодательно не ограничен. Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на приобретение ГСМ, водитель транспортного средства, в дальнейшем обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки, а точнее — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Например, если приказом установлено, что суммы выдаются под отчет сроком на 1 месяц, то в течение 3 рабочих дней по истечении месяца со дня выдачи подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет по форме 0504049.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы, в частности все выданные на АЗС чеки контрольно-кассовой техники.

На чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

— идентификационный номер организации-налогоплательщика;

— заводской номер контрольно-кассовой машины;

— порядковый номер чека;

— дата и время покупки (оказания услуги);

Читайте также:  Ремкомплект рулевой рейки ауди 100 с4

— стоимость покупки (услуги);

— признак фискального режима.

В чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения. Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» утверждены «Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом». В соответствии с пунктом 35 Письма Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» на чеке должна содержаться следующая информация:

— заводской номер машины;

— программируемое наименование АЗС, не менее 20 символов;

— порядковый номер операции;

— дата продажи (покупки);

— время продажи (покупки);

— сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты);

— идентификатор (номер) оператора;

— номер топливораздаточной колонки;

— номер карты при безналичной оплате;

— сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате;

— идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) предприятия (АЗС) из фискальной памяти ККТ;

— поле для отметки о номере и сумме чека коррекции, не менее 15 символов.

Предположим, что водитель легкового автомобиля Иванов Г.Н. (табельный номер 31) 7 августа получил из кассы образовательного учреждения денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей.

Приказом по образовательному учреждению установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно.

14 августа Иванов Г.Н. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС:

Чек №00152703 от 7 августа 2006 года на сумму 720 рублей;

Чек №00765442 от 10 августа 2006 года на сумму 630 рублей;

Чек №02150016 от 12 августа 2006 года на сумму 450 рублей.

Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Остатка по предыдущему авансу у Иванова Г.Н. не было. Авансовый отчет №115 от 14 августа 2006 года Иванов Г.Н. сдал вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.

На основании полученных документов бухгалтерия произвела следующие бухгалтерские записи:

Окончание примера.

Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы. Довольно часто бухгалтеры списывают расходы на ГСМ лишь на основании кассовых чеков, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что:

«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

Кассовый чек представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания ГСМ является путевой лист и нормы расхода топлива.

Напоминаем, что формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление №78). Заметим, правда, что указанные унифицированные формы путевых листов обязательны к применению лишь для специализированных автотранспортных организаций, остальные хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму путевого листа и утвердить ее локальным актом организации. При этом следует помнить, что документ разработанный организацией самостоятельно будет признан первичным бухгалтерским документом лишь в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В частности такая точка зрения по этому вопросу высказана в Письме Минфина Российской Федерации от 20 сентября 2005 года №03-03-04/1/214.

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)» утверждены Минтрансом Российской Федерации 29 апреля 2003 года. Обращаем ваше внимание, что указанный документ действует до 1 января 2008 года.

Пожалуй, одной из самых распространенных форм приобретения ГСМ по безналичному расчету является приобретение ГСМ по талонам.

Для приобретения талонов на ГСМ бюджетная организация должна заключить договор с организацией, осуществляющей продажу ГСМ по талонам, перечислить этой организации авансовый платеж и получить талоны на ГСМ определенной марки. Поскольку в последнее время происходит частое изменение цен на ГСМ, их количество и цену целесообразно устанавливать не в самом договоре, а в приложениях к договору или в дополнительных соглашениях.

Здесь же хотелось бы обратить внимание читателей на Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по городу Москве от 30 апреля 2004 года №29-12/29514, в котором сказано следующее:

«…автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов (по талонам, платежным картам) в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции, как того требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Существуют различные виды талонов. В некоторых указывается марка ГСМ, их количество и стоимость, в некоторых лишь марка и количество ГСМ. То есть талоны можно подразделить на так называемые стоимостные и литровые талоны.

Учет талонов на ГСМ в бюджетной организации должен быть поставлен таким образом, чтобы позволял получать информацию о талонах, имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

Учет талонов осуществляется материально-ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации.

На каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость на выдачу талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться в ведомостях.

Неиспользованные талоны водители должны сдавать материально-ответственному лицу. Учет возвратных талонов целесообразно отражать в отдельной ведомости возврата талонов.

Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного средства топливом.

При приобретении ГСМ по талонам в случае, когда право собственности на горючее переходит к покупателю в момент передачи талонов, бухгалтерская запись будет следующего содержания:

Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит 1 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств, стоимость таких талонов следует отражать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, среди которых поименованы и талоны. Аналитический учет на счете 03 должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.

Как было уже отмечено ранее, списание использованного топлива производится на основании норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте содержат значения базовых показателей:

— норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения;

— норм расхода топлива на работу специальных автомобилей;

— порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации;

— справочные нормативы по расходу смазочных материалов;

— значения зимних надбавок;

Данный документ предназначен для автотранспортных предприятий и организаций (независимо от форм собственности), предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Также данные нормы могут использоваться в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утверждены Постановлением №78.

В частности, Постановлением №78 утверждены следующие формы путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Adblock detector